Privacybeleid

LeadBot is een product van LeadBot B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89992229. In dit privacybeleid noemen wij LeadBot ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’.

Heeft u een vraag over privacy, of wilt u een van uw rechten gebruiken? Neem dan contact met ons op:

• E-mail: partners@leadbot.nl
• Telefoon: 085 0600816
• Post: LeadBot B.V., Harderwijkerweg 141, 3852 AB Ermelo

Soms bepalen wij zelf wat er met persoonsgegevens gebeurt. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke. Soms verwerken wij gegevens in opdracht van een klant. Wij zijn dan verwerker.

Wij zijn zelf verantwoordelijk voor

• gegevens van bezoekers van onze websites leadbot.nl en leadbot.com (artikel 3);
• gegevens van klanten en de mensen die namens hen LeadBot gebruiken (artikel 4);
• zakelijke contactpersonen bij bedrijven, die wij aan klanten tonen (artikel 5).

Wij verwerken in opdracht van klanten

Klanten plaatsen LeadBot op hun eigen website. Gegevens van bezoekers van die websites, zoals chats, formulieren en bezoekersstatistieken, verwerken wij in opdracht van de klant (artikel 6). De klant is daarvoor verantwoordelijk. Onze afspraken met klanten staan in de verwerkersovereenkomst. Bent u bezoeker van zo'n website en heeft u een vraag over uw gegevens? Neem dan contact op met die organisatie.

De bewaartermijnen staan in artikel 7 en de dienstverleners met wie wij werken in artikel 8.

Welke gegevens

• Wat u invult in een formulier, bijvoorbeeld voor contact, een demo, een webinar of de nieuwsbrief: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, uw bericht en wat u verder meestuurt.
• Uw sollicitatie, als u per e-mail bij ons solliciteert.
• Gegevens over uw bezoek, zoals IP-adres, browser en bekeken pagina's, via cookies. Zie ons cookiebeleid.
• Gesprekken met de LeadBot-chat op onze website (zie artikel 6).

Waarvoor en op welke grondslag

• Uw aanvraag behandelen en opvolgen. Grondslag: maatregelen die u vóór een overeenkomst vraagt, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Uw sollicitatie beoordelen. Grondslag: maatregelen vóór een eventuele arbeidsovereenkomst.
• U de nieuwsbrief sturen. Grondslag: uw toestemming. Afmelden kan via elke e-mail.
• Onze website en advertenties meten. Grondslag: uw toestemming voor cookies.

Dit artikel gaat over organisaties die LeadBot gebruiken en over de mensen die namens hen inloggen.

Welke gegevens

• Account: naam, zakelijk e-mailadres, rol en organisatie.
• Gebruik: wanneer u inlogt, belangrijke acties in uw account, welke onderdelen u gebruikt en foutmeldingen. Van een deel van de sessies maken wij een opname van het dashboard.
• AI-assistenten: koppelt u LeadBot via MCP (Model Context Protocol) aan een AI-assistent, zoals Claude of ChatGPT, dan leggen wij vast welke functies zijn gebruikt, voor welke organisatie, wanneer en door wie, plus een korte omschrijving van het doel die de assistent bij elke vraag meestuurt, zonder persoonsgegevens. Uw gesprekken met de assistent ontvangen wij niet.
• Facturatie: bedrijfsnaam, factuuradres, contactpersoon, abonnement en betalingen.
• Contact met ons, zoals supportvragen.
• Wat u zelf in LeadBot zet, zoals teksten, de pagina's van uw kennisbank en opdrachten aan de AI-bouwer.

Waarvoor en op welke grondslag

• LeadBot leveren, support en facturatie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht.
• Beveiliging, fouten oplossen en het product verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• Uw eigen bezoeken aan uw website herkennen, zodat de bedrijfsherkenning u niet als ander bedrijf toont. Daarvoor sturen wij bij het inloggen uw IP-adres, browsergegevens, organisatienaam en e-maildomein naar ProspectPro. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• U informeren over nieuwe functies. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Afmelden kan altijd.

Klanten kunnen zien wie er werkt bij een bedrijf dat hun website bezocht, zodat ze dat bedrijf zakelijk kunnen benaderen. Wij tonen voornaam, eerste letter van de achternaam, functie, afdeling, senioriteit en of iemand waarschijnlijk beslisser is. Pas als een klant er per persoon om vraagt, tonen wij de volledige naam, het zakelijke e-mailadres, het LinkedIn-profiel en, als dat openbaar is, het zakelijke telefoonnummer.

Bron

Deze gegevens komen van Hunter.io, een Amerikaans bedrijf. Hunter vindt zakelijke e-mailadressen op openbare webpagina's, of leidt ze af uit iemands naam en het e-mailpatroon van het bedrijf (bijvoorbeeld voornaam@bedrijf.nl). Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang en dat van onze klanten om bedrijven zakelijk te benaderen (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij tonen geen eenmanszaken, koppelen een persoon nooit aan een websitebezoek en bouwen geen eigen database op. Wat een klant daarna met uw gegevens doet, is de verantwoordelijkheid van die klant.

Bezwaar

Wilt u niet getoond worden? Mail partners@leadbot.nl met uw naam en e-mailadres. Wij zetten u dan op een uitsluitingslijst, zodat geen enkele klant u nog ziet.

Klanten plaatsen de LeadBot-widget op hun website. De klant is verantwoordelijk voor de gegevens. Wij verwerken ze alleen in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst, en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden. Afhankelijk van wat de klant aanzet, gaat het om:

• Widget: een willekeurig bezoekersnummer in de browser (blijft tot de bezoeker zijn browsergegevens wist; een lopend gesprek alleen in het geopende tabblad) en technische gegevens, zoals IP-adres, browser, pagina en land.
• Chats en AI-chat: wat de bezoeker typt en de antwoorden. Bij de AI-chat gaat het gesprek naar een AI-model. Stelt de klant de AI-bouwer vragen over zijn leads of gesprekken, dan gaan die gegevens ook naar een AI-model.
• Formulieren: de antwoorden die een bezoeker invult. De klant ontvangt ze in zijn inbox, per e-mail en eventueel in zijn eigen systemen. Laat de bezoeker een e-mailadres achter, dan zoekt het dashboard een profielfoto op bij Gravatar of Libravatar met een hash van dat adres.
• Bezoekersstatistieken (staan standaard aan): bekeken pagina's, herkomst zoals UTM-codes en advertentiekenmerken, en wie er nu op de website is.
• Bedrijfsherkenning (staat standaard aan zolang bezoekersstatistieken aan staan): wij sturen gegevens over paginabezoeken naar ProspectPro, die herkent bij welk bedrijf het bezoek hoort. Het gaat om IP-adres, browser, pagina en kenmerken uit marketingcookies die al op de website staan. Van formulieren sturen wij alleen bedrijfsgegevens en het domein van het e-mailadres mee.
• Shopify: een webshop kan klanten in de AI-chat naar hun bestelling laten vragen. De klant geeft het order- of trackingnummer en het e-mailadres. Wij tonen alleen de bestelling waarbij beide kloppen: de status, de producten en de link om de zending te volgen. Voor de koppeling hebben wij ook toegang tot naam en adres; het adres gebruiken wij alleen om een zending bij de vervoerder te volgen. Wij slaan bestelgegevens niet apart op.
• WooCommerce: een webshop op WordPress kan klanten via de LeadBot-plugin in de AI-chat naar hun bestelling laten vragen. De klant geeft het ordernummer en het e-mailadres. Wij tonen alleen de bestelling waarbij beide kloppen: de status, de besteldatum, de producten en de link om de zending te volgen. De zoekopdracht draait in de webshop zelf; LeadBot krijgt geen toegang tot de andere gegevens van de webshop. De link om de zending te volgen kan de postcode van het afleveradres bevatten, omdat vervoerders die nodig hebben. Wij slaan bestelgegevens niet apart op.
• Magento: een webshop op Magento kan klanten in de AI-chat naar hun bestelling laten vragen. De klant geeft het ordernummer en het e-mailadres. Wij tonen alleen de bestelling waarbij beide kloppen: de status, de besteldatum, de producten en de link om de zending te volgen. Van het afleveradres lezen wij alleen de postcode en het land, zodat de link van de vervoerder de zending direct toont. Die link ziet alleen de klant zelf, in het besteloverzicht in de chat; de postcode gaat niet naar het AI-model. Andere gegevens uit de webshop gebruiken wij niet. Wij slaan bestelgegevens niet apart op.
• AI-assistenten (MCP): een gebruiker kan LeadBot via MCP koppelen aan zijn eigen AI-assistent, zoals Claude of ChatGPT. De assistent kan dan de gegevens gebruiken die deze gebruiker in LeadBot kan zien, zoals leads, chats, herkende bedrijven en statistieken. De klant kiest de assistent zelf; de aanbieder daarvan is geen dienstverlener van LeadBot.

Campagnes uit Google Ads

Een klant, of het bureau dat zijn advertenties beheert, kan een Google Ads-account koppelen om te zien welke campagne en welk zoekwoord een bezoeker of lead opleverde. Dat werkt zo:

• De klant logt in met Google en geeft LeadBot toegang tot de Google Ads API. Die toegang gebruiken wij alleen om de Google Ads-accounts te tonen waar de klant bij kan, zodat hij er een kiest; om de namen en status van de campagnes in dat account op te halen; en om bij een advertentieklik op de eigen website van de klant op te zoeken uit welke campagne en welk zoekwoord die kwam (via de klik-ID, gclid).
• Wij lezen alleen gegevens. Wij maken nooit iets aan in het Google Ads-account en wijzigen of verwijderen er niets.
• De klant ziet de campagne en het zoekwoord bij het bezoek en de lead in zijn inbox en bezoekersstatistieken. Wij gebruiken deze gegevens nergens anders voor: niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen, en wij verkopen ze niet en delen ze niet met anderen.
• De toegang tot Google Ads bewaren wij via WorkOS; LeadBot slaat de Google-toegangstokens zelf niet op. De klant kan Google Ads altijd ontkoppelen in LeadBot; wij verwijderen dan alle campagne- en zoekwoordgegevens die wij hebben opgehaald. De toegang kan ook worden ingetrokken via de machtigingen van het Google-account; daarna halen wij niets meer op.

Het gebruik en de overdracht door LeadBot van gegevens die wij via Google API's ontvangen, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Grondslag en uw rechten

De klant bepaalt de grondslag, informeert zijn bezoekers in zijn eigen privacyverklaring en vraagt waar nodig toestemming. Wilt u uw gegevens inzien of laten verwijderen? Neem contact op met de organisatie van de website. Mailt u ons, dan sturen wij uw verzoek door en helpen wij die organisatie.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig.

Alle bewaartermijnen voor gegevens die wij voor klanten verwerken, staan in bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze alleen met dienstverleners die wij nodig hebben, of als de wet ons daartoe verplicht. Met deze dienstverleners hebben wij afspraken over beveiliging en geheimhouding. Wij werken met:

• Hosting: DigitalOcean, Vercel, Bunny.net, Upstash, Amazon Web Services (de vorige versie van LeadBot) en Lovable (onze website).
• AI-modellen: Anthropic, en OpenAI en andere modellen via OpenRouter. Firecrawl leest websites uit voor de kennisbank.
• Inloggen en gekoppelde diensten: WorkOS.
• Bedrijfsherkenning: ProspectPro.
• E-mail en nieuwsbrieven: Resend, Loops en MailerLite.
• Statistieken, foutmeldingen en sessieopnames: PostHog en Better Stack, en Google op onze website.
• Formulieren op onze website: Supabase.
• Facturatie en betalingen: Simplicate en Stripe.
• Profielfoto's in het dashboard: Gravatar en Libravatar.

Welke dienstverleners gegevens verwerken die wij voor klanten verwerken, staat in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst. Diensten die een klant zelf koppelt, zoals Shopify, WooCommerce, Magento, Google Ads, Zapier of een AI-assistent via MCP, en de bron van contactpersonen (artikel 5) zijn geen dienstverleners van LeadBot.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van deze dienstverleners zit in de Verenigde Staten. Wij geven alleen gegevens door buiten de EER als daar een geldige grondslag voor is, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, uw gegevens mee te nemen en uw toestemming in te trekken. Tegen e-mail voor marketing kunt u altijd bezwaar maken.

Mail uw verzoek naar partners@leadbot.nl. Wij reageren binnen een maand en kunnen u vragen wie u bent. Stuur geen kopie van uw identiteitsbewijs als wij daar niet om vragen.

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.